Электронное актирование: как сформировать документ о приемке в ЕИС

Документ о приемке формируется поставщиком (подрядчиком, исполнителем) с использованием ЕИС (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Покажем, как именно это делается, и обратим внимание на моменты, которые могут иметь важные юридические последствия.

Как сформировать документ о приемке в ЕИС:

Шаг 1. Выберите нужный контракт
Шаг 2. Заполните вкладку «Общая информация»
Шаг 3. Заполните вкладку «Контрагенты»
Шаг 4. Заполните вкладку «Товары, работы, услуги»
Шаг 5. Заполните вкладку «Факт передачи товаров, работ, услуг»
Шаг 6. Заполните вкладку «Информация о подписантах»
Шаг 7. Добавьте документы о приемке
Шаг 8. Проверьте данные в форме

Шаг 1. Выберите нужный контракт

Найдите среди контрактов, которые находятся у вас на исполнении, тот, по которому нужно сформировать документ о приемке. Нажав на кнопку в виде трех вертикальных точек в правом конце строки, посвященной соответствующему этапу исполнения контракта, выберите «Создать документ о приемке».

Модуль для электронного актирования в ЕИС

Шаг 2. Заполните вкладку «Общая информация»

После этого вы попадете на первую из семи вкладок документа о приемке, заполняемых поставщиком, «Общая информация».

По большей части информация, отображаемая на этой вкладке, автоматически подтягивается из реестра контрактов. Но кое-какие параметры всё-таки зависят от ваших активных действий: например, вы можете заставить ЕИС сформировать вместе с документом-о приемке сразу и счет-фактуру, если это необходимо. Кроме того, можно вручную ввести ваш внутренний номер документа о приемке.

Кроме того, здесь же можно прикрепить скан-копии документов, которые составлялись при передаче товара заказчику: товарных накладных, актов ввода оборудования в эксплуатацию и т. д.

В разделе «Информация о платежно-расчетных документах» обычно прикрепляют счет на оплату.

Когда всё будет готово, нажимайте на кнопки «Сохранить и проверить на нарушения», затем «Далее».

Шаг 3. Заполните вкладку «Контрагенты»

Переходим ко вкладке «Контрагенты». Здесь три подраздела: обязательные «Заказчик» и «Поставщик» и факультативный раздел «Перевозчик».

Если место поставки товара (выполнения работ, оказания услуг) отличается от адреса заказчика, на этой вкладке можно добавить информацию о нем:

Затем нажимаем «Сохранить и проверить на нарушения» и переходим к подразделу, в котором указана информация о поставщике.

Обратите внимание, что если у вас грузоотправитель не совпадает с поставщиком, то именно на этой вкладке можно указать соответствующий признак и внести информацию о грузоотправителе.

Информация о перевозчике также по умолчанию не указывается (предполагается, что поставщик сам исполняет эту обязанность). Но если в вашей схеме поставки перевозчик присутствует, передвиньте ползунок на соответствующей вкладке вправо и укажите необходимую информацию.

Тендерное сопровождение на любом этапе закупки

Шаг 4. Заполните вкладку «Товары, работы, услуги»

Следующая вкладка, пожалуй, самая ответственная: «Товары, работы, услуги». Чтобы приступить к указанию информации о поставленных товарах, выполненных работах и оказанных услугах, нажмите кнопку «Добавить».

После нажатия на кнопку «Добавить» вы увидите окно, в котором отображаются предусмотренные контрактом товары, работы или услуги. В нашем случае в спецификации контракта всего одна строчка, ее нам и нужно выбрать:

В нашем случае контракт предусматривает поставку 1 шт. товара. Если же строка спецификации предусматривала бы большее количество товара, то по умолчанию отобразилось бы то количество, которое указано в контракте (например, 10 шт.). В случае поставки только какой-то части этого объема можно отредактировать информацию о количестве.

Обратите внимание, что частичная поставка товара — не то же самое, что «отдельный этап исполнения контракта» (п. 8.4 ч. 1 ст. 3 44-ФЗ). Этапы исполнения контракта — это не любые промежуточные сроки выполнения работ и периоды поставки товара, а это часть обязательств поставщика (подрядчика, исполнителя), в отношении которых в контракте заказчиком выделена их отдельная стоимость в виде цены этапа исполнения контракта в рамках общей цены контракта¹.

Далее при необходимости указывается информация об акцизах, прослеживаемости, маркировке и т. д. (если обращение товара требует совершения соответствующих действий).

После добавления товара заполняемая вкладка приобретет следующий вид:

Помощь экспертов по закупкам

Шаг 5. Заполните вкладку «Факт передачи товаров, работ, услуг»

Следующая вкладка — «Факт передачи товаров, работ, услуг». Дата передачи результатов исполнения контракта заказчику по умолчанию совпадает с датой формирования документа о приемке, но можно вручную указать и иную дату (если товар был доставлен в другой день).

Дата передачи результатов исполнения контракта заказчику имеет первостепенное значение при определении того, уложился ли поставщик в срок, предусмотренный контрактом, или же обязательство исполнено с просрочкой (что влечет начисление неустойки). В силу п. 1 ст. 458 ГК РФ обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент:

• вручения товара покупателю или указанному им лицу, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара;
• предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю или указанному им лицу в месте нахождения товара.

Это верно и для договора поставки (в т. ч. для государственных и муниципальных нужд)², и для договоров на выполнение работ, оказание услуг³.

Заказчики нередко цитируют в контрактах положение п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ о том, что «датой приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком». Однако в этой норме буквально говорится лишь о дате приемки, и она не дает никаких оснований для отождествления этой даты с моментом исполнения основного обязательства по контракту поставщиком (подрядчиком, исполнителем), т. е. с датой поставки товара, выполнения работы или оказания услуги. Приемка может быть осуществлена значительно позже поставки (например, потому что заказчику потребовалось много времени для проведения экспертизы соответствия товара условиям контракта), однако это не имеет никакого отношения к вопросу о том, справился ли поставщик со своим обязательством в установленный срок.

Даты начала и окончания периода поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг) обычно указываются в тех случаях, когда контракт предусматривает отдельные этапы его исполнения.

Информация об основании передачи товаров (результатов выполнения работ, оказания услуг) подтягивается из реестра контрактов (поскольку соответствующим основанием является заключенный контракт). А вот информацию о лице, передавшем товар, при необходимости заполните вручную, передвинув вправо нужный ползунок:

В открывшемся окне нужно будет указать в т. ч. основание полномочий лица, которому было поручено передать товар заказчику.

Если товар доставляется заказчику транспортной компанией, укажите сведения о транспортной накладной (можно прикрепить и саму накладную).

Шаг 6. Заполните вкладку «Информация о подписантах»

Следующая вкладка — «Информация о подписантах». Нажимайте кнопку «Добавить»:

В открывшемся окне выберите из выпадающего списка нужного пользователя, и сведения о его полномочиях будут загружены автоматически.

После добавления сведений о выбранном пользователе вкладка примет следующий вид:

Шаг 7. Добавьте документы о приемке

На вкладке «Дополнительные документы» прикрепляются документы, не требующие подписания со стороны заказчика. Например, сертификаты и декларации соответствия, регистрационные удостоверения на лекарственные препараты и медицинские изделия, сертификаты СТ-1 и т. д.

Шаг 8. Проверьте данные в форме

На финальной вкладке «Подписание» можно просмотреть печатную форму подготовленного нами документа о приемке. Еще раз тщательно все перепроверьте! Если все указано верно, можно подписывать и направлять на подпись заказчику.

Наша работа завершена!

Помощь по электронному актированию

¹Решение Краснодарского УФАС от 14.06.2022 по делу № 023/06/42-2195/2022, а также письмо Федерального казначейства от 08.02.2022 № 14-00-05/2543 («возможно формирование и подписание в ЕИС нескольких документов о приемке в рамках одного этапа исполнения контракта»).
²См., например, постановление АС Поволжского округа от 12.11.2021 по делу № А57-33160/2020 (отказное определение Верховного Суда РФ от 07.02.2022 № 306-ЭС21-27867).
³См. определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 15.10.2019 № 305-ЭС19-12786 по делу № А40-236034/2018 (определением Верховного Суда РФ от 20.02.2020 № 378-ПЭК19 отказано в передаче надзорной жалобы для рассмотрения в судебном заседании Президиума Верховного Суда РФ), определения Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 21.11.2023 № 305-ЭС23-15021 по делу № А40-256590/2021, от 12.07.2021 № 303-ЭС21-10359 по делу № А51-15517/2020, постановления АС Московского округа от 30.06.2020 по делу № А40-168418/2019, Одиннадцатого ААС от 21.03.2024 по делу № А65-30106/2023.