Как минимизировать риски в госзакупках: практические советы для поставщиков

Содержание статьи

Совет 1. Соблюдайте нормативы
Совет 2. Проверяйте заказчиков
Совет 3. Анализируйте условия закупки
Совет 4. Оценивайте материальные возможности
Совет 5. Контролируйте сроки
Совет 6. Следите за качеством
Совет 7. Страхуйте риски
Совет 8. Взаимодействуйте с заказчиком
Совет 9. Документируйте весь процесс закупок
Совет 10. Обращайтесь за профильной поддержкой

В госзакупках рискуют не только заказчики, но и поставщики. Участника могут не допустить к торгам, удержать его обеспечение или включить в реестр недобросовестных поставщиков. В статье собрали практические советы для поставщиков, которые помогут успешно участвовать в закупках и сохранить при этом деньги и репутацию.

Совет 1. Соблюдайте нормативы

Казалось бы, очевидный совет, но к сожалению, многие поставщики его игнорируют. А ведь от этого зависит весь процесс закупок — от подачи заявок до выполнения контрактов. И если участник будет знать базовые нормы, это минимизирует риск необоснованных отказов и неустоек.

Рекомендуем изучить, прежде чем участвовать в закупках:

• Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013 — это Федеральная контрактная  система, основа государственных и муниципальных закупок;
• Федеральный закон № 223-ФЗ от 18.07.2011 — это закон о закупках отдельными видами юрлиц, по нему зачастую работают госкорпорации и заказчики из числа крупного бизнеса;
• Постановление Правительства РФ № 615 от 01.07.2016 — это постановление о закупках работ и услуг по капитальному ремонту в многоквартирных домах;
• Постановление Правительства РФ № 60 от 27.01.2022 — это положение о Единой информационной системе, регулирует порядок регистрации и работы в ЕИС;
• Постановление Правительства РФ № 1352 от 11.12.2014 — положение об участии в закупках по 223-ФЗ представителей малого и среднего бизнеса, описывает все преимущества в тендерах для СМП.

Кроме того, перед стартом в закупках нужно изучить внутренние регламенты торговых площадок. Обратите внимание, что госзаказ по 44-ФЗ, закупки по 223-ФЗ, электронные закупки малого объема и тендеры по принципу электронного магазина проводятся только на федеральных электронных торговых площадках (РП РФ № 1447-р от 12.07.2018). И у каждой из ЭТП — свои правила, условия, тарифы. С ними нужно ознакомиться заранее, чтобы минимизировать риск отклонения заявок. К примеру, регламенты ЭТП РАД опубликованы в Справочном центре площадки.

Важно!
И нормативно-правовые акты госзакупок, и регламенты ЭТП регулярно обновляют. Чтобы не пропустить изменения, подпишитесь на тематические медиа-каналы и отслеживайте разделы новостей в ЕИС и на торговых площадках.

Совет 2. Проверяйте заказчиков

Заказчики всегда проверяют благонадежность поставщиков при рассмотрении заявки. Возьмите этот инструмент на вооружение — прежде чем подать заявку на заинтересовавший вас тендер, изучите информацию о заказчике:

1. Проверьте платежеспособность, количество, категории и суммы заказов, порядок их исполнения.
2. Посмотрите планы-графики закупок по 44-ФЗ и планы-закупок по 223-ФЗ.
3. Внимательно изучите внутренние регламенты заказчика, например, положения о закупке по 223-ФЗ, типовые контракты и условия контрактов.
4. Проанализируйте исполненные контракты и договоры заказчика, соблюдение сроков исполнения и оплаты.
5. Посмотрите жалобы, обращения, запросы на разъяснения, судебные иски и исполнительные производства по этому заказчику.

Такая проверка минимизирует риск нарваться на недобросовестного заказчика. Оценив благонадежность потенциального контрагента, вы обезопасите себя от риска необоснованных претензий и просроченной оплаты.

А вот где искать необходимую информацию:

• ЕИС — там есть буквально вся информация о закупочной деятельности заказчика: его планы, текущие заказы, положения, исполненные контракты и проч.;
• База решений ФАС — там можно проверить, подавались ли жалобы на заказчика и как они разрешались;
• Картотека арбитражных дел — по названию компании можно проверить, проводились ли в отношении нее судебные разбирательства;
• База данных ФССП — там есть информация о текущих долгах, исполнительных производствах, банкротстве;
• «Прозрачный бизнес» — через этот сервис ФНС можно узнать все о финансовом состоянии заказчика.

Избегайте заказчиков, которые регулярно участвуют в разбирательствах, задерживают оплату и обжалуют действия поставщиков. Высок риск, что у вас возникнут аналогичные проблемы при выполнении госконтракта. Если заказчик будет спорить на каждом этапе или препятствовать закрытию сделки, это не только повлияет на ваш бизнес, но может привести вас к необоснованному включению в РНП.

Важно!
44-ФЗ строго регулирует весь процесс закупок — отклонения от закона не допускаются. И хотя поставщики могут оспорить действия заказчиков, разбирательство может занять много времени, а вы потеряете деньги. Поэтому на старте лучше отдать предпочтение закупкам по 223-ФЗ — здесь нет жестких рамок, зато есть возможность договориться с заказчиком о взаимовыгодных условиях. А новичкам идеально подойдут электронный закупки малого объема или торги в формате электронного магазина.

Совет 3. Анализируйте условия закупки

И в 44-ФЗ, и в 223-ФЗ есть конкретные требования к поставщикам. Например, в закупках не могут участвовать иноагенты, банкроты, компании под санкциями. Заказчики также предъявляют требования к поставщикам, а также к товарам, работам и услугам — в рамках конкретной закупки. Чтобы минимизировать риск отказа в допуске, ознакомьтесь с условиями тендера заранее.

Где смотреть:

• в извещении, которое опубликовано в ЕИС;
• в карточке заказа на ЭТП.

Изучите не только извещения, но и все приложения к нему — описание объекта закупки, техническое задание, проект контракта. В строительных и ремонтных заказах смотрите проектно-сметную документацию, ведомости объемов работ, дефектовки. Смотрите не только условия закупки, но и формальные требования, к примеру, по форме и содержанию заявки. Чем больше информации у вас будет, тем лучше подготовите предложение — а значит, тем выше вероятность победы в тендере.

Важно!
Несоблюдение требований заказчика всегда приводит к отказам в допуске. Чтобы избежать отклонения, по возможности перед отправкой покажите заявку юристу и специалисту по закупкам. А если видите избыточные требования со стороны заказчика, можете подать жалобу в ФАС — документы пересмотрят и опубликуют корректное извещение.

Совет 4. Оценивайте материальные возможности

И главное — оценивайте объективно. До подачи заявки определите:

• сколько времени вам нужно на исполнение контракта и уложитесь ли вы в срок;
• хватит ли у вас ресурсов — денежных, трудовых, материальных, технологических — на исполнение контракта;
• достаточно ли опыта для качественного исполнения контракта.

Если поставили все три галочки, подавайте заявку без раздумий. Если есть сомнения, что вам не хватит времени, опыта или ресурсов для качественной работы, лучше отказаться от этой закупки и найти то, что вам подходит. Если победите в тендере, но не сможете исполнить контракт, вам начислят неустойку и внесут в РНП. Начните с чего-то более простого и быстрого, к примеру, закупки малого объема научат базовым принципам госзакупок и повысят опыт.

Стоимость участия в закупке нужно именно просчитывать, а не предполагать. Вот минимум для госзакупок:

• обеспечение заявки и контракта — точную сумму указывают в извещении, можно обеспечить деньгами или банковской гарантией;
• плата за победу — площадка взимает комиссию с победителя, к примеру, стандартный тариф ЭТП РАД составляет 1% от начальной цены, но больше 9 000 рублей для обычных закупок и 6 000 рублей для закупок у МСП и самозанятых;
• затраты на исполнение контракта — зависят от специфики закупки, но нужно учитывать все: от стоимости материалов до зарплаты персонала и налогов;
• резервы — обязательно создайте резервный фонд на покрытие непредвиденных расходов;
• рентабельность — заложите в вашу цену плановую прибыль и риски убытков.

Закладывайте в цену максимально возможные, но обоснованные затраты. Завышенная цена уменьшает шанс на победу. Более того, если в результате локального расчета цена оказалась слишком высокой — больше начальной цены закупки — такой проект экономически не выгоден, а значит и участие в закупке нецелесообразно.

Важно!
Обеспечение есть далеко не во всех закупках. Устанавливать обеспечение заявки, контракта или гарантийных обязательств — право, а не обязанность заказчика. Но если извещении заказчик требует обеспечить обязательства, вы должны это сделать. Если не внесли обеспечение заявки, ее отклонят. Нет обеспечения контракта — поставщика признают уклонистом и внесут в РНП. Чтобы минимизировать риск отклонений и санкций, воспользуйтесь удобными сервисами ЭТП РАД, которые помогают оперативно внести обеспечение — экспресс пополнение счета обеспечения и  калькулятор независимых банковских гарантий.

Совет 5. Контролируйте сроки

Нашли подходящую закупку и хотите в ней поучаствовать? Составьте простой график (это можно сделать в обычном текстовом редакторе) и следуйте ему. Заполните даты:

• внесения обеспечения заявки;
• рассмотрения заявок и публикации протокола;
• подписания проекта контракта;
• подготовки протокола разногласий;
• внесения обеспечения контракта.

Все эти даты есть и в извещении, и в карточке контракта на ЭТП.

Если вы победили в тендере и заключили контракт, продолжайте свой календарь дальше. Укажите в нем дату исполнения каждого этапа или госконтракта в целом. Также рекомендуем сохранить дату, когда заказчик должен оплатить товар, работу или услугу. В общем случае деньги поставщику должны перечислить в течение 7 рабочих дней после подписания документов приемки.

Важно!
Соблюдать все сроки в госзакупках — это главный способ минимизировать риски. За просрочку грозят не только неустойки, но и РНП. К примеру, вы подготовили заявку, приложили к ней все необходимые документы, но отправили на день позже. Ее сразу же отклонят. Или же победили в закупке, но просрочили обеспечение — вас признают уклонистом и включат в реестр недобросовестных поставщиков. Опоздали со сдаче работ? Придется платить пени заказчику. Чтобы избежать негативных последствий от таких просрочек, установите четкий контроль над сроками в закупках. Поставьте уведомления в телефон и заведите таск-трекер.

Цикл лекций по закупкам для поставщиков “Участие в госзакупках по 44-ФЗ”

Совет 6. Следите за качеством

Качество исполнения важно не менее, чем срок. Заказчики предъявляют требования к качественным характеристикам в извещении, и поставщики обязаны их соблюдать. Если поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги будут некачественными, заказчик может отказаться от поставки, расторгнуть контракт в одностороннем порядке и направить сведения об исполнителе в РНП.

Именно поэтому так важно внимательно изучить техническое задание и контролировать качество своих товаров, работ, услуг в процессе исполнения контракта. Вот как это сделать:

1. Установите внутренние стандарты качества для своих ТРУ и строго соблюдайте их. Приведите в локальных нормативах требования к материалам, технологическим процессам и критериям оценки результата работы.
2. Периодически проводите внутренние проверки. Они помогут выявить некачественный продукт прежде чем он попадет к заказчику.
3. Контролируйте производственные процедуры, квалификацию персонала, состояние оборудования и инструментов.
4. Не допускайте поставки бракованной продукции и товаров с дефектами.
5. Выбирайте проверенных поставщиков и отслеживайте их поставки. Проверяйте качество закупаемых ресурсов, компонентов, материалов.

Если следовать этому алгоритму, вы минимизируйте риск претензий заказчика, штрафов и судебных разбирательств из-за ненадлежащего исполнения контракта.

Важно!
Проверяйте документы на каждый товар / каждую партию, который получаете от других поставщиков и используете в своей работе. Смотрите сертификаты, свидетельства, разрешения, результаты лабораторных испытаний. Сканируйте коды маркировки, ЕГАИС, системы «Меркурий». Если вы будете уверены в качестве своего товара, сможете ответить на необоснованные претензии заказчика и избежать взысканий.

Совет 7. Страхуйте риски

Об этом мало кто думает, и тем более мало кто пользуется такой опцией. Но абсолютно у каждого поставщика есть возможность минимизировать риски в госзаказе путем страхования гражданской ответственности.

Можно заключить договор страхования на конкретную закупку, например, застраховаться на случае неисполнения государственного контракта. Другой вариант страховки — независимая банковская гарантия. При заключении госконтракта обеспечьте его не деньгами, а гарантией. В таком случае всю ответственность на себя возьмет гарант: именно он будет отвечать перед заказчиком за срыв поставки, невыполненную работу или непредвиденные обязательства. А это — существенная материальная защита.

Важно!
Страхование ответственности, равно как и банковская гарантия, защищает поставщика от возможных убытков из-за невыполнения или ненадлежащего исполнения. Страховка просто необходима для крупных контрактов, где финансовые риски особенно высоки, и для многолетних контрактов, где возникает риск неопределенности или форс-мажорных обстоятельств. Если не хотите тратиться на страховой полис, обратитесь к гаранту —  калькулятор независимых банковских гарантий поможет выбрать наиболее выгодный вариант по низкой ставке.

Совет 8. Взаимодействуйте с заказчиком

Поддерживайте коммуникацию с заказчиком. Периодически звоните и уточняйте, нет ли проблем с поставкой, устраивает ли его качество / скорость, результат работ. Даже если вы уже подписали акт и не имеете претензий друг к другу. Постоянная коммуникация — это возможность оперативно решить проблему и избежать ненужных разбирательств.

Важно!
Правильная коммуникация с заказчиком — это еще и возможность закрепиться в госзакупках надолго и расширить клиентскую базу. Дело в том, что государственные заказчики и госкорпорации могут заключать контракты с единственным поставщиком. Суммы таких сделок ограничены, например, для многих закупок по 44-ФЗ это 600 000 рублей. Но это быстрые процедуры без торгов, где заказчик обращается к нужному поставщику и быстро закрывает сделку. А если он будет доволен качеством исполнения, то посоветует надежного поставщика и другим госзаказчикам.

Совет 9. Документируйте весь процесс закупок

Простой и действенный способ минимизировать риски и защитить себя от необоснованных обвинений — фиксировать все этапы закупок. Подаете заявку и вносите обеспечение? Сделайте скриншот: так вы докажете, что все сделали вовремя и выполнили все требования заказчика. Запрашиваете разъяснения по извещению? Зафиксируйте время и дату его отправки — заказчик должен ответить вовремя. Ведете переписку с контрагентом? Не удаляйте письма — они станут доказательством вашей позиции при разбирательствах.

Создайте папки со скрин-файлами и записями на рабочем ПК под каждую закупку. Если победили в электронной закупке, дублировать на бумаге ничего не нужно — все документы электронного актирования хранятся в ЕИС. Если же заключили бумажный контракт, тогда храните и сам договор, все приложения к нему и все закрывающие документы, подписанные заказчиком. Так вы подтвердите, что закрыли сделку без претензий друг к другу.

Важно!
Обязательно скачайте и установите на рабочий ПК «Независимый регистратор» — это абсолютно бесплатно. Этот инструмент ЕИС обеспечит видеофиксацию всех действий участника закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Такие записи минимизируют риск необоснованных претензий и отказов со стороны заказчика. Если дело дойдет до разбирательств в ФАС, вы сможете предоставить записи для защиты своих прав и интересов и подтвердить наличие технических неполадок на ЭТП, которые помешали вам вовремя выполнить необходимое действие в закупке.

Совет 10. Обращайтесь за профильной поддержкой

Не пренебрегайте помощью профильных экспертов: специалистов по закупкам, юристов, бухгалтеров. Поддержка профессионалов — это мощный инструмент по минимизации рисков в закупках. Опытные специалисты не только подготовят документы, но и разработают грамотную стратегию госзакупок, которая приведет минимальным отказам и выгодным сделкам.

Важно!
Специалистов в сфере закупок довольно много, но далеко не все они дают результат. Ищите опытных экспертов, которые представляют известную профильную компанию и уже зарекомендовали себя на рынке. К примеру, тендерное сопровождение от специалистов ЭТП РАД. Квалифицированные эксперты помогут как новичкам, так и опытным поставщикам — разработают тендерную стратегию, возьмут на себя подготовку всех документов, помогут на каждом этапе закупок и в процессе исполнения контракта, А если возникнут сложности во время сделки, подготовят обоснование для защиты ваших прав и решат любой юридический вопрос.

Юридическая консультация по закупкам для поставщиков