Документ о приемке, формируемый с использованием ЕИС: ответы на вопросы заказчиков

При исполнении контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур (в т. ч. закрытых), документ о приемке формируется с использованием ЕИС¹. И хотя такой порядок действует уже достаточно давно (с 1 января 2022 г.), некоторые аспекты его практической реализации по-прежнему вызывают затруднения у специалистов в сфере закупок.

В предлагаемой статье представлены ответы на вопросы об электронном актировании, заданные на вебинаре, которые был проведен Учебным центром РАД и Олегом Гуриным 6 июня 2024 г.

Чем различаются такие полномочия подписантов в ЕИС, как «Лицо, ответственное за приемку товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг» и «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке»?

Различие такое же, как между приемкой и оформлением результатов приемки. «Лицо, ответственное за приемку товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг» должно ответить по существу на вопрос: соответствует ли результат исполнения контракта всем условиям контракта? Как известно, ЕИС предлагает три варианта ответа:

1. товары (работы, услуги) приняты без расхождений (претензий);
2. товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)
3. товары (работы, услуги) не приняты.

«Лицо, ответственное за оформление документов о приемке» отвечает за корректную и своевременную фиксацию решения, принятого «лицом, ответственным за приемку товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг».

При этом возможна ситуация, когда носителем обоих полномочий является один и тот же человек.

¹Ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ.

Правильно ли мы понимаем, что информация о лице, проводившем приемку, заполняется только в тех случаях, когда контракт заключен на поставку товара (но не на выполнение работ или оказание услуг)? И обязательно ли указывать эту информацию?

Действительно, в документе о приемке имеется раздел «Информация о лице, принявшем товары» (работы и услуги не упоминаются). Однако функционал ЕИС позволяет заполнить данный раздел и в том случае, если предметом контракта являлось выполнение работ либо оказание услуг, не предусматривающие поставку товара.

Если оставить данное поле не заполненным, это само по себе не будет препятствием к подписанию документа о приемке. Обязательным к заполнению является поле «Информация о подписанте заказчика» (если для приемки не создавалась приемочная комиссия и заказчик выбрал вариант «Документ подписывают иные уполномоченные лица»). При этом у такого лица могут быть полномочия одновременно и по приемке результатов исполнения контракта, и по оформлению документа о приемке (см. рисунок).

Обязательно ли членам приемочной комиссии нужно иметь доверенность для приемки товаров, работ, услуг?

Если при оформлении документа о приемке в личном кабинете заказчика в ЕИС будет выбран вариант «Для определения результатов приемки товаров, работ, услуг создана приемочная комиссия», нужно заполнить поле «Основание создания приемочной комиссии». Обычно в этом поле указываются реквизиты локального акта заказчика (приказа или распоряжения руководителя учреждения), которым создана приемочная комиссия и определены ее полномочия. Порядок формирования приемочной комиссии положениями Закона № 44-ФЗ не регламентирован, его установление является прерогативой заказчика.

Но чтобы в личном кабинете заказчика в ЕИС у члена приемочной комиссии появились полномочия, необходимые для совершения соответствующих юридически значимых действий, работник заказчика должен быть наделен такими полномочиями администратором организации. Основанием для этого могут быть как должностные обязанности, так и доверенность (см. рисунок).

Может ли сотрудник, ответственный за приемку, поставить отметку о проведении экспертизы на бумажной распечатке документа о приемке, сделанной после его формирования и подписания в ЕИС, и заверить такую распечатку своей собственноручной подписью?

Безусловно, технически это возможно («бумага все стерпит»). Однако юридически представляется неверным: единственный «оригинал» документа о приемке — электронный документ, сформированный в ЕИС — не будет в этом случае содержать информации о лице, которое провело приемку товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг и приняло решение об их соответствии либо несоответствии условиям контракта, и не будет подписан электронной подписью такого лица.

Не стоит забывать о правиле, которое содержится в подп. «а» п. 4 Положения о порядке формирования и размещения информации и документов в ЕИС, о требованиях к их формам²: если информация, содержащаяся в электронных образах документов, не соответствует информации, сформированной с использованием ЕИС, приоритет имеет информация, сформированная с использованием ЕИС.

Таким образом, документ о приемке должен быть подписан электронной подписью лица, фактически проводившего приемку, в процессе оформления такого документа в личном кабинете заказчика в ЕИС.

²Утв. постановлением Правительства РФ от 27.01.2022 № 60 «О мерах по информационному обеспечению контрактной системы в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, по организации в ней документооборота, о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации и признании утратившими силу актов и отдельных положений актов Правительства Российской Федерации».

У нас годовой контракт. Документ о приемке нужно формировать ежемесячно?

Порядок и сроки приемки, а также порядок и сроки оформления результатов такой приемки определяются заказчиком при формировании проекта контракта (п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ). Если контрактом предусмотрено ежемесячное актирование, значит, документ о приемке формируется ежемесячно. Если предусмотрена поставка по заявкам заказчика, то документ о приемке оформляется при каждой отгрузке, и т. д.

Есть мнение, что в случае, если извещением и контрактом не предусмотрены этапы, то ЕИС не даст внести информацию о промежуточной приемке по контракту, и только для контрактов с неопределенным объемом есть такая возможность. Так ли это?

К счастью, это не так. На этот счет имеется разъяснение Федерального казначейства, которое сохраняет свою актуальность.

Извлечение
По мнению Федерального казначейства, в отдельных случаях (например, в случае, предусмотренном ч. 24 ст. 22 Закона № 44-ФЗ, при поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг на основании заявок заказчика, при осуществлении закупок услуг по предоставлению кредитов и в иных аналогичных случаях) возможно формирование и подписание в ЕИС нескольких документов о приемке в рамках одного этапа исполнения контракта.
Технические ограничения по формированию в ЕИС нескольких документов о приемке в рамках одного этапа, а также размещение сведений об исполнении контракта в реестре контрактов, заключенных заказчиками в ЕИС закупок, отсутствуют³.

Технически множественность документов о приемке по контракту, не предусматривающему отдельных этапов его исполнения, реализуется следующим образом. Поставщик (подрядчик, исполнитель) в своем личном кабинете в ЕИС нажимает кнопку «Создать документ о приемке по контракту». По умолчанию документ о приемке будет сформирован на весь объем обязательств по контракту (например, 100 ед. товара). Однако поставщик (подрядчик, исполнитель) может скорректировать количество товара, объем работ или услуг, приведя его в соответствие с фактическим объемом исполненных им обязательств (например, 5 ед. товара). Так и появляется документ о частичной приемке.

³Письмо Федерального казначейства от 08.02.2022 № 14-00-05/2543.

Если эксперты, экспертные организации для приемки товаров, работ, услуг заказчиком не привлекаются, то является ли документом, подтверждающим проведение экспертизы силами заказчика, документ о приемке, оформленный и подписанный заказчиком в ЕИС? Или все-таки нужно каждую приемку оформлять актом экспертизы в виде отдельного документа?

В документе о приемке, который формируется с использованием ЕИС, фиксируется решение о соответствии результатов исполнения контракта условиям контракта, а также о лице, принявшем такое решение. В случае принятия решения «товары (работы, услуги) приняты без расхождений (претензий)» этого вполне достаточно. Требований об оформлении в таких случаях акта экспертизы в виде отдельного документа действующее законодательство РФ не содержит.

Но если в ходе приемки приняты решения о частичном либо полном несоответствии результатов исполнения контракта условиям контракта, рекомендуем оформить полноценный акт о выявленных несоответствиях. Это нужно делать не «для ЕИС» (такого требования нет и в этом случае тоже), а для защиты интересов заказчика в ходе вероятных судебных разбирательств с поставщиком (подрядчиком, исполнителем). Ведь акт о выявленных несоответствиях — первый шаг на пути к возможному одностороннему отказу заказчика от исполнения контракта, который потенциально чреват для поставщика (подрядчика, исполнителя) включением в РНП. Естественно, поставщик (подрядчик, исполнитель) будет настаивать на безукоризненном исполнении обязательств по контракту с его стороны, а составленный заказчиком акт о выявленных несоответствиях подвергнет уничтожающей критике (в т. ч. с привлечением экспертов, экспертных организаций).

Наибольшей доказательной силой акт о выявленных несоответствиях будет обладать в случае его составления заказчиком по следующему шаблону:

Вводная часть:
1. дата и место проведения экспертизы;
2. реквизиты контракта, в рамках которого были поставлены исследуемые товары (выполнены работы, оказаны услуги), а если по контракту поставка товаров (выполнение работ, оказание услуг) производится по заявкам заказчика — указываются также реквизиты заявки;
3. Ф.И.О., должность каждого из сотрудников заказчика, участвующих в проведении экспертизы;
4. Ф.И.О., должность уполномоченного представителя поставщика (подрядчика, исполнителя);
5. наименование и назначение предмета экспертизы;
6. сведения о документации, переданной вместе с товарами (результатами выполнения работ, оказания услуг), позволяющей индивидуализировать их и соотнести с контрактом, в рамках которого они были поставлены – реквизиты актов приема-передачи товаров (актов выполненных работ, сдачи-приемки оказанных услуг), товарной и товарно-транспортной накладной, а также документов, переданных вместе с товарами (результатами выполненных работ, оказанных услуг): деклараций или сертификатов соответствия, технических паспортов и т. д.;
7. условия хранения объекта экспертизы, состояние упаковки, маркировочные данные.
Исследовательская часть:
1. описание объекта экспертизы;
2. ход изучения предъявленных заказчиком экспертизы документов, имеющих значение для формирования выводов;
3. этапы проведения экспертизы с указанием методов исследования;
4. сведения об использованных технических средствах измерений (поверенных, калиброванных), условиях их применения;
5. краткая характеристика использованных устройств, материалов, режимов съемки и печати;
6. сведения о нормативной и технической документации, протоколах испытаний и других документах, которыми руководствовался эксперт при разрешении задачи экспертизы;
7. фактически установленные результаты проведения экспертизы;
8. оценка отдельных этапов экспертизы, анализ полученных результатов в целом;
9. даты начала и окончания экспертизы, а для пищевой продукции и материалов, имеющих определенные условия хранения и сроки перевозки, – дополнительно часы;
10. причины невозможности решения отдельных вопросов в полном объеме.
Заключительная часть:
1. вывод о несоответствии поставленных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) условиям контракта полностью либо в части;
2. предложение поставщику (подрядчику, исполнителю) устранить выявленные недостатки в установленные контрактом сроки (если контрактом такие сроки не определены, их можно определить непосредственно в составляемом акте);
3. положения о принятии заказчиком непригодного товара на ответственное хранение до момента, пока поставщик не заберет его обратно (включается по необходимости);
4. подписи лиц, принимавших в участие в экспертизе;
5. утверждающая виза руководителя заказчика;
6. печать организации.

В случае составления такого акта о выявленных несоответствиях электронный образ (скан-копия) данного документа может быть приложен заказчиком к документу о приемке, формируемому с использованием ЕИС, на вкладке «Дополнительные документы заказчика». В поле «Информация о причинах и основаниях отказа в приемке в соответствии с условиями контракта» электронного документа о приемке в этом случае можно не пересказывать содержание акта о выявленных несоответствиях, а просто сделать отсылку к нему.

В документе о приемке, который оформлен в ЕИС, информация в графе «Наименование товара, оказанных услуг, выполненных работ» заполняется в точном соответствии с КТРУ. Как следствие, в документе о приемке не отражаются характеристики оказанных услуг, что затрудняет определение соответствия оказанных услуг условиям контракта. Существует ли возможность в таких ситуациях выводить информацию о наименовании услуг со всеми их характеристиками на бумажном носителе?

Согласно п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ в контракт включаются в т. ч. следующие обязательные условия:

• о порядке и сроках осуществления заказчиком приемки поставленного товара, выполненной работы (ее результатов) или оказанной услуги в части соответствия их количества, комплектности, объема требованиям, установленным контрактом;
• о порядке и сроках оформления результатов такой приемки.

Разумеется, заказчик не вправе установить в контракте условие о том, что для оплаты оказанных услуг исполнитель нужны какие-то еще документы, помимо оформленного с использованием ЕИС документа о приемке. Но можно поступить иначе: определить перечень документов, которые должны быть приложены к документу о приемке, сформированному в ЕИС. Это может быть в т. ч. акт сдачи-приемки оказанных услуг по установленной контрактом форме, в котором будут указаны характеристики, позволяющие идентифицировать оказанные услуги.

В ходе приемки уполномоченный сотрудник заказчика усомнился в исправности поставленного товара, в связи с чем товар был отправлен в сервисный центр производителя на диагностику. Точные сроки проведения диагностики неизвестны, а между тем срок, отведенный контрактом на осуществление приемки, подходит к концу. Как быть в этом случае?

Полагаем, что сомнения уполномоченного лица заказчика в исправности поставленного товара, послужившие основанием для его последующей отправки на диагностику в сервисный центр производителя, должны быть зафиксированы в акте о выявленных несоответствиях (по образцу, приведенному в ответе на предыдущий вопрос). Затем заказчик завершает оформление документа о приемке в ЕИС мотивированным отказом от приемки (т. е. выбирает вариант «товары (работы, услуги) не приняты» и заполняет поле «Информация о причинах и основаниях отказа в приемке в соответствии с условиями контракта»).

После завершения диагностики товара поставщику нужно будет сформировать новый документ о приемке.

В каких случаях исполнителю контракта направляется уведомление об уточнении, а в каких – мотивированный отказ от приемки?

Если заказчика не устраивают поставленные товары, результат выполнения работ или оказания услуг, в поле «Итог приемки» выбирается значение «товары (работы, услуги) не приняты», после чего заполняется поле «Информация о причинах и основаниях отказа в приемке в соответствии с условиями контракта». Это мотивированный отказ от приемки.

Если товары (работы, услуги) поставлены (выполнены, оказаны) в полном соответствии с условиями контракта, но вы не можете подписать документ о приемке из-за наличия в нем допущенных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) ошибок, формируется уведомление об уточнении.

Поставщик направил документ о приемке с ошибками, мы сформировали уведомление об уточнении. Однако поставщик, по всей видимости, о нас забыл. Все сроки уже прошли, а поставленный товар (туалетная бумага) использован. Как лучше поступить: отказаться от исполнения контракта в одностороннем порядке и не оплачивать товар или же оплатить его в отсутствие подписанного документа о приемке?

Начнем с того, что контактные данные сторон контракта для того в нем и указываются, чтобы имелась возможность оперативно разрешать такого рода проблемы в ходе непосредственного взаимодействия с исполнителем контракта. Ничто не мешает позвонить поставщику, написать ему письмо на электронную почту и т. п.

В отсутствие подписанного документа о приемке у заказчика нет оснований для приемки и оплаты поставленного товара⁴. И, конечно же, нет права использовать не принятый товар. Если товар не принят покупателем, последний должен обеспечить его ответственное хранение (ст. 514 ГК РФ).

Фактическое использование непринятого товара — довольно скверный сценарий, т. к. в данном случае приемка де-факто осуществляется заказчиком «посредством совершения конклюдентных действий», что дает поставщику возможность взыскать в судебном порядке обусловленную контрактом цену поставленного товара.

Оснований для одностороннего отказа в данном случае также не усматривается, т. к. поставленный товар, раз он был использован, очевидно соответствовал всем условиям контракта.

Наилучший выход из сложившейся ситуации — связаться с поставщиком и напомнить ему о забытом документе. Когда поставщик внесет необходимые исправления, вам нужно будет завершить оформление документа о приемке. Правда, юридически товар будет считаться поставленным той датой, которой подписан такой документ. Если следствием возникшего недоразумения стала формальная просрочка поставки товара, подскажите поставщику, какие действия ему необходимо выполнить, чтобы начисленная неустойка была списана в соответствии с постановлением Правительства РФ от 04.07.2018 № 783⁵. Конечно, в общем случае заказчик никаких подсказок поставщикам (подрядчикам, исполнителям) давать не обязан, но в этой ситуации целесообразно сделать исключение, чтобы избежать ненужных судебных тяжб с непредсказуемым для заказчика результатом.

⁴Письмо Федерального казначейства от 08.02.2022 № 14-00-05/2543.
⁵«О списании начисленных поставщику (подрядчику, исполнителю), но не списанных заказчиком сумм неустоек (штрафов, пеней) в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств, предусмотренных контрактом».